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Revisar una factura de proveedor y llevarla al inventario

Cada documento que te emiten llega con dos comprobaciones: el timbre y la firma. Con eso decides si lo aceptas o lo reclamas, y desde el mismo XML lo ingresas al inventario sin volver a tipear cantidades ni precios.

Plan con Facturación electrónica6 min de lecturaRevisado el 22/10/2026

Para qué sirve

Es la bandeja de lo que tus proveedores te facturan. Llegan solos por el correo de intercambio, o los cargas tú con «Cargar XML» (acepta varios archivos a la vez). De cada uno, Faswi te dice si es legítimo, te deja responder al proveedor y llevar la compra al inventario.

En corto

  • Timbre y firma prueban cosas distintas. «Sin firma» es una copia incompleta, no un documento alterado: pide el XML original, no reclames.
  • Acusar, aceptar y reclamar hoy quedan registrados solo en Faswi. Todavía no se comunican al SII ni al proveedor, y el plazo para reclamar es de 8 días desde la recepción.
  • «Al inventario» usa el monto neto de la línea. El IVA no es costo, el descuento ya viene restado, el factor convierte cajas en unidades, y una compra se ingresa una sola vez.

Casos de uso

Revisar

«Un proveedor me mandó el XML por correo y no aparece en la bandeja.»

Qué haces

Compras › Documentos recibidos · Aprieta «Cargar XML» y elige el archivo (o varios).

Qué queda

El documento en la bandeja, con su timbre y su firma ya comprobados, en Recibido, sin acusar .

Revisar

«La factura dice «Sin firma». ¿Es falsa?»

Qué haces

Nada urgente. Es un extracto (lo que exporta el portal del SII o el visor de otro sistema). Pídele al proveedor el XML original y cárgalo.

Qué queda

El timbre sigue probando que el SII autorizó ese folio a ese RUT.

Responder

«Llegaron las 40 facturas del mes y están todas bien.»

Qué haces

Márcalas en la bandeja y aprieta «Aceptar» en la barra que aparece. Antes de «Confirmar», Faswi te dice cuántas tienen el timbre inválido o la firma alterada.

Qué queda

Quedan Aceptado . Las que ya estaban aceptadas no cambian.

Inventario

«Compré 10 cajas de 12 bebidas y quiero que entren al stock.»

Qué haces

En la fila, «Al inventario». Elige el producto, pon 12 en «Factor», elige la «Bodega que recibe» y aprieta «Ingresar al inventario».

Qué queda

Entran 120 unidades, con el costo de cada una sin IVA. Marcando «Recordar», la próxima factura de ese proveedor ya trae la línea reconocida: igual la revisas e ingresas tú.

Mapa del flujo

Elige un paso, o recórrelo con «Anterior» y «Siguiente» o con las flechas.

lo revisas

Camino A · Responder al proveedor

si es a crédito

dentro de 8 días

Camino B · Llevar al inventario

una vez por ítem del proveedor

con la bodega elegida

queda registrado

Llega el documento

Compras › Documentos recibidos · botón «Cargar XML»

  • Llega solo por el correo de intercambio, o lo cargas tú con «Cargar XML», que acepta varios archivos a la vez.
  • Al cargarlo se comprueban el timbre y la firma.
  • Queda en «Recibido, sin acusar».
Paso 1 de 8

Timbre y firma: qué significa cada etiqueta

El timbre prueba que el SII autorizó ese folio a ese RUT. La firma prueba que nadie alteró el documento después de firmarse. Por eso se muestran por separado.

EtiquetaQué significaQué haces
Timbre válido Firma válida El documento es el que autorizó el SII y está intacto. Puedes aceptarlo.
Sin firma Es un extracto: el XML no trae la firma del emisor. No significa que esté alterado. Pídele al proveedor el XML original. No hace falta reclamar.
Timbre sin comprobar Firma sin comprobar La copia perdió caracteres (los acentos se ven como «?»). Con eso las comprobaciones no cuadran aunque el documento esté bien. Pídele al emisor el XML de nuevo. Tienen su propio filtro: «Copia con caracteres perdidos».
Timbre inválido El timbre no corresponde y la copia no explica el error. Revisa el motivo en Trazabilidad. Es motivo para reclamar.
Firma inválida El contenido no coincide con lo que se firmó: el documento fue alterado. Es lo que se reclama.
Consejo

El filtro de verificación de la bandeja tiene «Timbre y firma conformes», «Con algún reparo», «Sin firma (extractos)», «Timbre inválido» y «Copia con caracteres perdidos». Empieza por «Timbre inválido»: es la lista de lo que hay que reclamar.

Acusar, aceptar o reclamar, y los plazos

AcciónCuándo apareceDeja el documento en
«Acusar recibo» En facturas y guías de despacho que no son al contado, mientras estén «Recibido, sin acusar». Si no corresponde, el menú dice «Sin acuse necesario».Acuse registrado
«Aceptar» Mientras no esté aceptado ni reclamado. Aceptado
«Aceptar con reparos» En la barra de acciones, con documentos marcados. Aceptado
«Reclamar» Mientras no esté aceptado ni reclamado; con documentos marcados, también sobre uno ya aceptado. Reclamado
Importante

Por ahora, el acuse, la aceptación y el reclamo se registran solo en Faswi : todavía no se comunican al proveedor ni al SII. El plazo para reclamar es de 8 días desde la recepción ; pasado ese plazo, la factura se entiende aceptada. Si necesitas que el SII o el proveedor lo sepan a tiempo, hazlo también fuera de Faswi.

Consejo

En el Panel, «Compras por responder» cuenta las que siguen esperando tu respuesta.

Qué entra al inventario y a qué costo

En «Llevar la compra al inventario», la columna «Neto» es el monto de la línea tal como lo declaró el proveedor en el XML: sin IVA y con su descuento ya restado . Si la línea trae descuento, debajo del neto dice «incluye descuento de …»; no hay que restarlo de nuevo.

Entran «Cantidad» × «Factor» unidades, y el costo de cada una es el neto dividido por esas unidades. Una línea marcada como Gasto no entra al inventario.

Importante

Una compra se ingresa una sola vez : volver a ingresarla duplicaría el stock y hundiría el costo promedio. Lo que quedó mal se corrige con un ajuste en Inventario › Cuarentena y ajustes .

Pruébalo: cuánto cuesta cada unidad que entra

Una línea de la factura, como la verías en «Llevar la compra al inventario». Cambia la cantidad, el neto o el factor: el costo se calcula con la misma regla de Faswi.

Es un ejemplo: no crea ni cambia nada en tu cuenta.

Distribuidora Andes Ltda. · Factura N° 88412

Línea: BEBIDA COLA 350CC CAJA 12

Entra (cantidad × factor)120 unidades
Costo unitario (neto ÷ unidades)$550
Entra al inventario (el neto, sin IVA)$66.000
  • El IVA de esta línea ($12.540) es crédito fiscal y no entra al costo. Si se sumara, cada unidad costaría $655 y el margen saldría más bajo de lo que es.
  • Sin el factor entrarían 10 unidades a $6.600 cada una: el stock quedaría 12 veces más bajo y el costo 12 veces más alto.

El ejemplo no trae descuento de línea. En una factura real el descuento ya viene restado en el «Neto» de la línea, y ese neto es el que se reparte entre las unidades.

Preguntas frecuentes

12 de 12 preguntas

Media bandeja dice «Sin firma». ¿Tengo que reclamar todo eso?

No. «Sin firma» es un extracto, no un documento alterado: el timbre sigue probando que el SII autorizó el folio. Si necesitas la comprobación completa, pídele al proveedor el XML original. Lo que se reclama es «Firma inválida».

Pregunta prevista · por validar con soporte
¿Por qué dice «Timbre sin comprobar» en vez de inválido?

Porque la copia que llegó perdió caracteres: los acentos aparecen como «?». Pasa con copias que cambiaron de codificación en el camino, como la descarga de documentos del SII. Con eso el timbre no puede cuadrar aunque el documento esté bien. Pídele al emisor el XML de nuevo.

Pregunta prevista · por validar con soporte
Acepté la factura en Faswi. ¿El proveedor ya lo sabe?

Todavía no. Por ahora la aceptación, el acuse y el reclamo quedan registrados solo en Faswi; comunicarlos al proveedor y al SII está pendiente, y la pantalla lo dice al pie. Si el plazo importa, comunícalo también fuera de Faswi.

Pregunta prevista · por validar con soporte
Acepté una factura y después vi un error. ¿Puedo reclamarla?

Sí. En la fila ya no aparece «Reclamar», pero puedes marcarla en la bandeja y apretar «Reclamar» en la barra de acciones. El plazo de 8 días corre desde que la recibiste, no desde que la aceptaste.

Pregunta prevista · por validar con soporte
No me aparece «Acusar recibo» en una factura.

Si es al contado, no lo necesita: el menú dice «Sin acuse necesario» y, al pasar el mouse, el motivo. Tampoco lo llevan los documentos que no son facturas ni guías de despacho, como una nota de crédito.

Pregunta prevista · por validar con soporte
¿El costo del producto incluye el IVA?

No. El IVA de una compra es crédito fiscal, no costo. El detalle del XML viene neto y Faswi usa ese neto: sumarle el IVA inflaría el costo un 19%.

Pregunta prevista · por validar con soporte
La factura trae un descuento en la línea. ¿Faswi lo resta?

Ya viene restado: el neto que el proveedor declara para la línea es después del descuento, y ese es el que se reparte entre las unidades. Debajo del neto dice «incluye descuento de …» para que lo veas.

Pregunta prevista · por validar con soporte
El proveedor factura cajas y yo vendo unidades. ¿Qué pongo?

En «Factor», cuántas de tus unidades trae una unidad del proveedor: 12 si la caja trae 12. Entran cantidad × factor unidades, y el costo de cada una es el neto dividido por esas unidades. Si marcas «Recordar», el factor queda guardado para ese proveedor.

Pregunta prevista · por validar con soporte
La factura trae un flete. ¿Lo meto al inventario?

No: en «Es», elige «Gasto». Esa línea no entra al inventario. Con «Recordar», la próxima factura de ese proveedor ya la trae como gasto.

Pregunta prevista · por validar con soporte
Marqué «Recordar». ¿La próxima factura entra sola al inventario?

No. La próxima factura de ese proveedor llega con la línea ya reconocida —producto, factor y tipo—, pero igual hay que abrir «Al inventario», revisar y apretar «Ingresar al inventario». Nada entra al inventario solo.

Pregunta prevista · por validar con soporte
Ingresé una compra con un error. ¿La ingreso de nuevo?

No: una compra se ingresa una sola vez, y volver a hacerlo duplicaría el stock. Lo que quedó mal se corrige con un ajuste de inventario, en Inventario › Cuarentena y ajustes.

Pregunta prevista · por validar con soporte
Faswi me propuso un producto, pero no es el correcto.

Una línea marcada «Sugerencia: confírmala» es solo un parecido de nombre. Revísala antes de ingresar y, si no es, busca el producto correcto escribiendo en la columna «Producto». «Aceite 1L» y «Aceite 5L» se parecen y cuestan distinto.

Pregunta prevista · por validar con soporte

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